KVKK ve müşteri konuşmaları: neye dikkat etmeli?
Müşteriyle yaptığın her WhatsApp konuşması kişisel veri içeriyor. Bu, konuşmayı yasak yapmıyor ama bazı yükümlülükler doğuruyor: aydınlatma, amaçla sınırlı kullanım ve makul bir saklama süresi.
Konuşmalar kişisel veri mi?
Evet. Müşterinin telefon numarası, adı, adresi, sipariş bilgisi ve konuşmanın kendisi kişisel veri sayılıyor. Bunları işlemen için bir hukuki dayanağın olması gerekiyor.
İyi haber şu: müşteriyle sözleşme ilişkin bir konuşma yürütmek çoğu durumda zaten meşru bir dayanağa sahip. Sıkıntı, konuşmayı asıl amacının dışında kullanmaya başladığında çıkıyor — mesela sipariş için verilen numaraya kampanya mesajı atmak.
Aydınlatma yükümlülüğü
Müşteriyi hangi verisini, neden ve ne kadar süreyle işlediğin konusunda bilgilendirmen gerekiyor. Pratikte bu, sitende bir aydınlatma metni bulundurmak ve ilk temasta ona ulaşılabilir olmak demek.
Bunu ağır bir yükümlülük gibi görmemek lazım; tek seferlik bir hazırlık ve sonrasında yerinde duruyor.
Açık rıza nerede gerekiyor?
Her işlem için değil. Sipariş yürütmek gibi sözleşmenin gereği olan işlemler için ayrıca rıza almana gerek yok. Ama pazarlama amaçlı iletişim için açık rıza gerekiyor ve bunun ayrı, özgür iradeyle verilmiş ve kanıtlanabilir olması lazım.
Toplu mesaj göndermeyi düşünüyorsan asıl bakman gereken yer burası.
Saklama süresi
Veriyi sonsuza kadar tutamıyorsun. Amaç ortadan kalktığında silmen ya da anonimleştirmen gerekiyor. Pratik yaklaşım, bir saklama süresi belirleyip yazılı hale getirmek ve buna uymak.
Ne kadar sürenin makul olduğu işine göre değişiyor; ticari defter ve belgelerle ilgili yasal saklama süreleri de devreye giriyor. Burada da bir hukukçuyla konuşmak en doğrusu.
Veri güvenliği
Verileri korumak için makul teknik önlemleri almış olman bekleniyor: şifreli saklama, erişim yetkilendirmesi ve kimin hangi veriye eriştiğinin belli olması.
Ekibindeki herkesin tüm konuşmalara erişmesi gerekmiyor. Yetkilendirme, hem KVKK açısından doğru hem de pratikte düzenli çalışmayı kolaylaştırıyor.
Chativo tarafında durum
- Konuşmalar şifreli saklanıyor.
- Konuşmalar yapay zekâ modelinin eğitiminde kullanılmıyor.
- Her müşteri kendi sunucusunda çalışıyor; verilerin başka işletmelerle ortak bir havuzda durmuyor.
- Ekip üyeleri için erişim yetkilendirmesi yapılabiliyor.
Sağlık gibi özel nitelikli veri söz konusuysa ek önlemler gerekiyor. Klinik müşterilerimizde asistanı, şikâyet ve tanı bilgisi toplamayacak şekilde kuruyoruz — toplanmayan veri, korunması gerekmeyen veridir.
Sık sorulanlar
VERBİS'e kayıt olmam gerekiyor mu?
Kayıt yükümlülüğü işletmenin çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü ve işlediği verinin niteliğine göre değişiyor. Küçük işletmelerin bir kısmı muaf, bir kısmı değil; özellikle özel nitelikli veri işleyenlerde durum farklılaşıyor. Kendi durumunu bir hukukçuya teyit ettirmen gerekiyor.
Müşteri "verilerimi silin" derse ne olacak?
Talebi karşılaman gerekiyor ve bunun için bir yolun olmalı. Panelde bir müşterinin konuşmalarını ve kişisel verilerini silebiliyorsun. Yasal saklama yükümlülüğü olan kayıtlar istisna oluşturabiliyor; bu ayrımı önceden netleştirmek işini kolaylaştırıyor.
Yapay zekâ kullanmak ek yükümlülük getiriyor mu?
Verinin nasıl işlendiği konusunda şeffaf olman gerekiyor; aydınlatma metninde otomatik sistemler kullanıldığını belirtmek doğru olan. Konuşmaların model eğitiminde kullanılmaması bu açıdan önemli, çünkü aksi halde verinin nereye gittiğini kontrol edemezsin.
7 gün ücretsiz, kredi kartı gerektirmez. Kurulum 10 dakika, mevcut WhatsApp numaran değişmiyor.